Projectmanagement: wat is er nodig?

De taken van professionals omschrijven, overeenkomsten met vrijwilligers opstellen, financiering vinden, projectplan schrijven: ben je van plan een project op te zetten dat vrijwilligers inzet bij geldzaken, dan is er van alles om rekening mee te houden. Het LSTA heeft ruime ervaring in de begeleiding van lokale organisaties bij het opzetten van hun projecten in ondersteuning bij geldzaken. Op deze pagina lees je tips en word je doorverwezen naar documenten die je verder op weg kunnen helpen. Daarnaast komen achtergronden over de kosten van projecten, ketensamenwerking en het meten van resultaten aan bod.

Wat doe je als coördinator? #

De inzet van vrijwilligers bij geldzaken vraagt om een centraal aanspreekpunt. Als coördinator ben je de spin-in-het-web van de organisatie. Je houdt je onder andere bezig met het selecteren, begeleiden en aansturen van vrijwilligers, met training en met kennisdeling. Je signaleert knelpunten in de ondersteuning door vrijwilligers en stelt grenzen aan de dienstverlening. Ook signaleer je ontwikkelingen in je werkgebied en stemt af met ketenpartners.

Je leest het hierboven al: een vrijwilligerscoördinator is niet voor één gat te vangen. Als coördinator sta je voor je organisatie, je vrijwilligers en natuurlijk voor de doelgroep. Je onderhoudt warme contacten met samenwerkingspartners. Tegelijkertijd moeten hulpvragers en vrijwilligers op je kunnen rekenen en een beroep kunnen doen op je kennis over schulden en financiën. De ideale coördinator is bereikbaar, toegankelijk, betrouwbaar en communicatief sterk – en in staat tot reflecteren, analyseren, coachen en leidinggeven.

De taken en verantwoordelijkheden van een coördinator verschillen per organisatie. In sommige gevallen werken zij op vrijwillige basis. Vaak richten zij zich dan op zaken als het werven, selecteren, koppelen en begeleiden van hulpvragers en vrijwilligers. De managementgerichte taken – zoals training en kennisdeling, overleg met ketenpartners en fondsenwerving – worden dan door een leidinggevende of betaalde coördinator uitgevoerd. Het LSTA beveelt aan om regelmatig bijeen te komen met coördinatoren in het werkgebied of de regio.

Taak- en functieomschrijving voor coördinatoren

In de Handreiking Kwaliteitsborging in de Thuisadministratie vind je een voorbeeld van een taak- en functieomschrijving voor een coördinator.

Hoe schrijf je een projectplan? #

Het projectplan is het basisdocument voor de dienst die ondersteuning biedt bij geldzaken. Hierin worden de belangrijkste activiteiten en afspraken op een rij gezet. Het draagvlak komt aan bod en er is aandacht voor langetermijneffecten van de ondersteuning. Een plan dient als handvat en referentie voor iedereen die betrokken is bij het project; van vrijwilliger tot professional en van beleidsmedewerker tot financier. Het helpt om het aanbod af te stemmen met ketenpartners, om doelen te stellen, resultaten te meten, verantwoording af te leggen en financiering te vinden.

In een beleids- of projectplan worden de volgende zaken opgenomen:

1. Aanleiding. Waarom is de dienst nodig? Voer een behoeftepeiling uit in je werkgebied en beschrijf hoe je je aanbod op de behoefte baseert.
2. Doelstelling. De beoogde uitkomsten van je inspanningen. Een duidelijke doelstelling is bijvoorbeeld: voorkomen dat mensen in (ergere) financiële problemen raken. Of: mensen op schuldhulpverlening voorbereiden.
3. Doelgroep. Van specifiek (65-plussers in de wijk Utrecht Kanaleneiland) tot breed (alle inwoners in Amsterdam). Een duidelijke beschrijving van wie je wilt helpen, kan ervoor zorgen dat potentiële financiers zich aangesproken voelen.
4. Aanpak. Welke activiteiten onderneem je? Welke methoden zet je in? Welke afspraken neem je op in het contracten die met hulpvragers en vrijwilligers worden gesloten? Hoelang duurt de ondersteuning? Is er een maximale duur? Wat doen betaalde krachten en wat vrijwilligers? Wat wordt ondernomen op het gebied van begeleiding en deskundigheidsbevordering?
5. Beoogde resultaten. De nadere uitwerking van je doelstelling(en). Ambieer meetbare resultaten. Bijvoorbeeld: jaarlijks vijftig hulpvragers ondersteunen bij het regelen van hun geldzaken. Of: twintig hulpvragers vertonen binnen een halfjaar gezond financieel gedrag. Maak onderscheid in korte- en langetermijnresultaten.
6. Organisatie. Welke rechtspersoon heeft de organisatie? Hoe zijn de verantwoordelijkheden verdeeld?
7. Samenwerking. Met welke organisaties wordt samengewerkt? Op welke manier? Welke afspraken zijn hierover gemaakt?
8. Monitoring en evaluatie. Hoe wordt gevolgd of de ondersteuning de gewenste kant op gaat? Hoe wordt dat per traject bekeken? En hoe bekijk je dat met elkaar in de organisatie?
9. Planning. Zet de activiteiten in een tijdspad. Wanneer begin je met de fondsenwerving? Wanneer met de werving van vrijwilligers? En wanneer met de ondersteuning?
10. Begroting en dekkingsplan. Maak een overzicht van de beoogde kosten en inkomsten voor de projectperiode.

Welke financiën zijn nodig? #

Werken met vrijwilligers is niet gratis. Vrijwilligersorganisaties hebben budget nodig voor coördinatie, werving en selectie, begeleiding en training van vrijwilligers. Er zijn grote verschillen tussen organisaties, bijvoorbeeld in de eisen die zij stellen aan vrijwilligers en in de keuze die zij maken om te werken met een betaalde of vrijwillige coördinator. Die keuzes hebben gevolgen voor de inrichting van de dienstverlening, en hiermee voor het budget dat zij daarvoor nodig hebben.

Organisaties die vrijwilligers inzetten in de ondersteuning bij geldzaken, ondersteunen verschillende typen hulpvragers. Sommige organisaties kiezen ervoor zich alleen te richten op mensen met kleine schulden en weinig andere problematiek, andere houden zich juist bezig met meer kwetsbare doelgroepen, zoals mensen met grote schulden en met ingewikkelde (psychosociale) problemen. Deze keuzes hebben gevolgen voor budgetten, want hoe ingewikkelder de (financiële) problemen, hoe intensiever deze begeleid zullen moeten worden.

Om de ondersteuning aan hulpvragers te faciliteren, maken alle organisaties gebruik van ondersteunde middelen. De kosten daarvoor worden opgenomen in de projectbegroting, als onderdeel van het projectplan (bekijk het infosheet Format Projectplan voor een voorbeeldbegroting). Typische kostenposten voor organisaties die vrijwilligers inzetten voor financiële ondersteuning zijn:

1. Betaalde coördinatie. Coördinatie-uren vormen de grootste kostenpost voor vrijwilligersorganisaties die ervoor kiezen met betaalde coördinatoren te werken. Als coördinator heb je een essentiële rol in het project: je bindt en boeit vrijwilligers, verbindt partijen en bewaakt kwaliteit. Sommige organisaties werken alleen met vrijwillige coördinatoren en leggen meer verantwoordelijke taken bij het management neer.
2. Training en bijscholing voor (betaalde) coördinatoren. Coördinatoren houden hun kennis op peil met trainingen, in bijeenkomsten en op congressen. Het LSTA biedt, in samenwerking met het Nibud en Humanitas, een basistraining aan voor coördinatoren (linken naar trainingspagina)
3. Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers. Idealiter volgen vrijwilligers voordat zij aan de slag gaan een basistraining. Het LSTA ontwikkelde, samen met Humanitas en het Nibud, een basistraining voor vrijwilligers (linken). Veel organisaties bieden vrijwilligers daarnaast ook permanente educatie, in de vorm van themabijeenkomsten of intervisie.
4. Reiskosten en onkostenvergoedingen. Bij de meeste vrijwilligersorganisaties kunnen vrijwilligers reiskosten en eventuele andere onkosten declareren.
5. Gebruiks- en abonnementskosten voor telefoon, laptop, internet. Geen werkende computer, de telefoon afgesloten of het beltegoed op: voor sommige hulpvragers is het aan de orde van de dag. Sommige organisaties kiezen ervoor vrijwilliger toe te rusten met een tablet, laptop, mobiele telefoon of dongel, zodat zij deze hulpvragers toch thuis kunnen ondersteunen. Maar voor het gebruik van een computer en internet kunnen zij ook uitwijken naar de bibliotheek, naar een buurthuis of wijkcentrum.
6. Kosten van VOG-aanvragen. Binnen het vrijwilligerswerk is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) niet verplicht. Toch adviseert het LSTA lokale organisaties om vrijwilligers een VOG aan te laten vragen: hulp bij geldzaken is nu eenmaal gevoelig voor fraude en bedrog. De kosten van een VOG zijn 41,35 euro per vrijwilliger. Met de gemeente zijn mogelijk afspraken te maken over een vergoeding van deze kosten.
7. Aanschaf van ordners. Veel hulpvragers houden nog een papieren administratie bij, die gestructureerd moet worden bijgehouden. Veel organisaties schaffen opbergmappen met tabbladen aan, die vrijwilligers en hulpvragers kunnen gebruiken. Een alternatief is bedrijven in de omgeving te vragen of zij nog oude mappen beschikbaar hebben.
8. PR en werving. Kostenposten op het gebied van PR en werving zijn bijvoorbeeld: het drukken en verspreiden van folders; het plaatsen van advertenties op websites en in huis-aan-huisbladen.
9. Overhead. Denk aan gebruikskosten van werkplekken en overige kantoorkosten.
10. Registratiesysteem. Aan het gebruik van een registratiesysteem zitten abonnementskosten verbonden. Ook het registreren kost tijd – en dus geld. Hetzelfde geldt voor het gebruik van meetinstrumenten, die de effecten van de ondersteuning in kaart proberen te brengen.

Hoeveel kost vrijwillige inzet bij geldzaken?

Het LSTA liet de kosten van een ondersteuningstraject bereken door onderzoeks- en adviesbureau APE Public Economics (download hier het rapport). Hiervoor werd gebruikgemaakt van de gegevens die het LSTA (in 2015) bij lokale organisaties verzamelde. Voor de berekening werden hulpvragers ingedeeld in drie groepen: mensen met geen of lichte schulden, mensen met zware problematische schulden en mensen met structureel zware problematische schulden

Schuldzwaarte	Gemiddelde kosten per traject
Lichte schulden	650 euro
Zware problematische schulden	800 euro
Structureel zware problematische schulden	1300 euro

APE berekende ook de gemiddelde kosten van een dienst die vrijwilligers inzet bij geldzaken: 102.000 euro per jaar. Dat cijfer werd gebaseerd op een gemiddeld bereik van 120 hulpvragers per dienst (het gemiddelde bereik in 2015) en een evenredige verdeling van lichte, zware en structureel zware problematiek. In deze berekening zijn ook kosten meegenomen voor coördinatie, vrijwilligers, overhead en trainingen. Het cijfer is nadrukkelijk geen richtlijn voor organisaties; daarvoor zijn en blijven de lokale verschillen te groot.

Wie kan er financieren? #

De inzet van vrijwilligers bij geldzaken is afhankelijk van externe financiering. Voor de meeste lokale vrijwilligersorganisaties is de gemeente de belangrijkste subsidieverstrekker. Volgens de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) stellen gemeenten iedere vier jaar een nieuw beleidsplan op. Hierin vind je de kaders voor het uit te voeren beleid rondom vrijwilligerswerk en schuldhulpverlening. Voor de start van een project, kan het nuttig zijn om dit beleid te bekijken en aanknopingspunten te onderzoeken.

Gemeenten versterken vrijwilligersorganisaties met subsidies. Die subsidies worden verstrekt vanuit de WMO, maar kunnen ook vanuit andere beleidsterreinen en plannen worden uitgekeerd. Zoek daarbij ook eens persoonlijk contact, met een wethouder of ambtenaar. Dat levert soms meer op dan een formele aanvraag. Om aanspraak te maken op gemeentesubsidie, kan het ook helpen de krachten te bundelen met andere financiële dienst- en hulpverlenende organisaties in de regio.

Maak bij persoonlijke contact duidelijk dat het werk van vrijwilligers meerwaarde heeft en de gemeenschap geld bespaart. Hierbij verwijs je bijvoorbeeld naar Economische effecten van Thuisadministratie: het rapport dat het LSTA uitbracht in samenwerking met onderzoeks- en adviesbureau APE. De belangrijkste conclusie uit het rapport is dat iedere euro investering in de inzet van vrijwilligers bij geldzaken bijna twee euro oplevert. Met het rapport is een rekentool uitgebracht, waarmee per gemeente een analyse kan worden gemaakt.

Ook voor bedrijven kan het interessant zijn bij te dragen aan de inzet van vrijwilligers bij geldzaken, bijvoorbeeld met een sponsorprogramma. Denk aan organisaties die geregeld problemen ondervinden met klanten in de financiële problemen, zoals woningcorporaties, energiemaatschappijen en telecombedrijven. Zij hebben veel baat bij de preventieve aanpak van lokale vrijwilligersorganisaties. Naast financieel, kunnen bedrijven bijdragen door eigen personeel vrijwilligerswerk te laten doen of door te ondersteunen bij de werving van hulpvrager of vrijwilligers.

Enkele vermogensfondsen hebben speciale subsidieregelingen voor armoedebestrijding, schuldpreventie en ondersteuning van vrijwilligers in de schuldhulpverlening. Ieder fonds hanteert eigen criteria voor het toekennen van bijdragen. Soms zijn er regionale fondsen, die subsidies geven aan goede doelen of initiatieven in de eigen regio. Particuliere fondsen doen meestal niet aan structurele financiering, maar willen vaak wel bijdragen aan specifieke kostenposten of pilots. Als je om een startsubsidie vraagt, bedenk dan goed hoe je hierna gevolg gaat geven aan je project.

Hoe meet je resultaten? #

Een voorwaarde voor het ontvangen van financiering is dat je resultaten kunt verantwoorden. Veel financiers verwachten dat je inzicht kunt geven in het aantal geslaagde en niet-geslaagde ondersteuningstrajecten. Een ondersteuning is in feite geslaagd als de hulpvrager vooruitgaat, financieel redzamer wordt. Maar hoe laat je dat zien? Hoe meet en evalueer je de resultaten van het werk dat je vrijwilligers doen?

Veel organisaties die vrijwilligers inzetten bij financiële zaken houden bij hoeveel mensen door hoeveel vrijwilligers zijn ondersteund. Dat wordt ook wel de output genoemd. Deze cijfers geven een beeld van de duur van trajecten en van de uitstroom, maar zeggen niets over de kwaliteit ervan. Het meten van kwaliteit is dan ook een ingewikkelde opgave. Wat betekent de ondersteuning voor hulpvragers? Wat is het effect van de ondersteuning op financieel gedrag?

Om resultaten te meten, is allereerst van belang inzicht te hebben in de (financiële) situatie van de hulpvrager. Lees hierover meer op de pagina Kennismaking en intake (linken). Het slagen van het traject hangt af van individuele factoren; bij de een zal altijd een vorm van ondersteuning nodig blijven, terwijl een ander de controle na verloop van tijd weer helemaal kan terugvinden. Het tussentijds monitoren van de vooruitgang, biedt input voor kwalitatieve evaluatie van de ondersteuning.

Hoe ziet de samenwerkingsketen eruit? #

Vrijwilligers die ondersteunen bij financiële zaken maken onderdeel uit van de keten van schulddienstverlening: de vroegsignalering, schuldhulpverlening, bewindvoering, het beschermingsbewind en het inkomens- en vermogensbeheer. Het is een taak van de gemeente om de regie te voeren op de samenwerking in de keten. De Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs) schrijft voor dat zij moeten voorzien in een integraal aanbod van schuldhulpverlening, inclusief schuldpreventie en nazorg. En volgens de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) zijn zij verantwoordelijk voor de ondersteuning van burgers die niet in staat zijn op eigen kracht deel te nemen aan de samenleving.

De uitvoering van de taken op het gebied van schulddienstverlening wordt door iedere gemeente anders vormgegeven. Sommige gemeenten hebben een centraal punt, waar mensen terecht kunnen met vragen over financiën. Vanuit dit punt verwijzen zij bijvoorbeeld naar inkomensbeheer, gemeentelijke schuldhulpverlening, sociaal raadslieden, maatschappelijk werk of naar organisaties die vrijwilligers inzetten. Formulierenbrigades, inloopspreekuren, groepscursussen of individuele budgetbegeleiding kunnen deel uitmaken van dat aanbod.

Vrijwilligers hebben een unieke rol in de samenwerkingsketen: zij bieden informele, toegankelijke ondersteuning en slaan een brug tussen formele en informele (financiële) dienstverlening. Als er problemen spelen in een thuissituatie, is een vrijwilliger vaak de eerste die dat merkt. Als coördinator van vrijwilligers ga je in gesprek met de gemeente en met andere lokale organisaties die hulp bieden aan (financieel) kwetsbare doelgroepen. Zo blijf je betrokken bij het inrichten en afstemmen van de schuldhulpverlening in de gemeente – en zorg je dat ook je vrijwilligers daarbij betrokken blijven.

Ketensamenwerking stimuleren

Er is sprake van een goede samenwerking in de keten als de dienstverlening aan burgers op tijd plaatsvindt, geen wachttijden kent, er geen onnodige overlap zit in de diensten die worden verleend en er voor alle burgers een plek is waar zij verder kunnen worden geholpen met hun probleem. Een perfecte samenwerkingsketen is natuurlijk een utopie, maar gemeenten en organisaties kunnen samen veel doen om die samenwerking te stimuleren. Denk aan de organisatie van bijeenkomsten, waarin partijen bij elkaar worden gebracht om elkaar te leren kennen en aanbod op elkaar af te stemmen.

Voor een goede ketensamenwerking is allereerst van belang goed in beeld te hebben wie de hulpvragers in een gemeente zijn en welke ondersteuningsvragen zij hebben. Is er voldoende een beeld van de problemen die spelen? Of zijn er wijken aan te wijzen waar meer aandacht voor nodig is? Zijn er hulpvragers die buiten de boot vallen? Zijn de vragen waar zij mee zitten eenvoudig of ingewikkeld? Door casussen met professionals en vrijwilligers van andere organisaties te bespreken, ontstaat zicht op ontwikkelingen, successen en knelpunten.

Vervolgens is het goed om inzicht te hebben in de samenwerkingsketen: welke organisaties zijn actief in de ondersteuning bij financiële problemen en wie ondersteunen zij? Tijdens het hele traject kunnen verschillende partijen – van huisartsen tot wijkteams en formulierenbrigades – een belangrijke rol spelen. Organisaties helpen meestal specifieke groepen of ondersteunen gedurende een bepaalde periode van het schulddienstverleningstraject. Met het in kaart brengen van het lokale aanbod, krijgt de keten vorm.

Formele organisaties komen altijd ná het sociaal netwerk – na eventuele mantelzorgers en familie en ook na tussenkomst van een vrijwilliger in beeld. Pas als iemand zichzelf niet meer kan redden, en ook niet meer kan rekenen op ondersteuning in het informele netwerk, wordt gekeken waar een beroepskracht kan ondersteunen. Organisaties stemmen af en werken samen, door professionals in te zetten waar zij het hardst nodig zijn. Een regelmatige afstemming tussen beroepskrachten en vrijwilligers is hiervoor essentieel. Als coördinator heb je daarin een belangrijke rol: tussen de partijen in.